Website oder Web-App: Was braucht mein Unternehmen wirklich?

Dein Unternehmen braucht einen neuen Internetauftritt. Kunden sollen dein Angebot verstehen, Leistungen finden und Kontakt aufnehmen können. Gleichzeitig steht die Idee im Raum, einen Kundenbereich einzubauen. Dort könnten sie Dokumente herunterladen, Aufträge verfolgen oder Änderungen anfragen.

Damit liegen schon zwei verschiedene Aufgaben auf dem Tisch. Dein Angebot zu erklären ist eine andere Aufgabe, als Aufträge und Kundendaten zu verwalten. Für die Planung macht das einen erheblichen Unterschied. Davon hängen der Entwicklungsaufwand, die laufenden Kosten und die Anforderungen an den Betrieb ab.

Ich würde deshalb zuerst klären, was nach dem Besuch auf deiner Seite passieren soll.

Was eine Website für dein Unternehmen leisten kann

Eine Unternehmenswebsite stellt Informationen bereit und führt Besucher zu einer konkreten Handlung. Jemand sucht nach deiner Leistung, schaut sich dein Angebot an und stellt eine Anfrage. Ein Bewerber informiert sich über dein Unternehmen und bewirbt sich auf eine Stelle.

Dafür brauchst du verständliche Inhalte, eine passende Gestaltung und eine Bedienung, die auf dem Smartphone funktioniert. Besucher müssen erkennen können, für wen dein Angebot gedacht ist, welche Aufgaben du übernimmst und wie sie dich erreichen.

Auch umfangreiche Inhalte lassen sich über eine Website abbilden. Bei meiner Arbeit für Futouris ging es beispielsweise um eine Website mit vielen Informationen und Toolkits, deren Inhalte das Team selbst pflegen kann. Die Menge der Inhalte allein macht aus einer Website also noch keine Web-App.

Für die Planung zählen dann Fragen wie: Welche Seiten werden gebraucht? Wer schreibt und aktualisiert die Inhalte? Wie findet ein Besucher die passende Information? Und welche Angaben brauchst du, um eine Anfrage bearbeiten zu können?

Wann eine Web-App gebraucht wird

Eine Web-App ist eine Anwendung, die im Browser genutzt wird. Menschen erledigen darin Aufgaben. Sie legen Datensätze an, bearbeiten Vorgänge, geben etwas frei oder sehen Informationen, die zu ihrem Konto gehören.

Nehmen wir einen Kundenbereich für einen Dienstleister. Ein Kunde meldet sich an und sieht seine laufenden Aufträge. Er lädt Unterlagen hoch, ergänzt fehlende Angaben und prüft den Bearbeitungsstand. Dein Team bearbeitet denselben Auftrag und legt fest, welche Informationen der Kunde sehen darf.

Hier muss die Software mehrere Dinge zuverlässig zusammenbringen: Nutzerkonten, gespeicherte Daten, Zugriffsrechte und den Ablauf der Bearbeitung. Es muss feststehen, wer einen Auftrag ändern darf, wann er als abgeschlossen gilt und was bei fehlenden Angaben passiert.

Bei idea-ly können Mitarbeitende Ideen einreichen, die Unternehmen anschließend geordnet weiterverfolgen. Das ist eine Aufgabe für eine Anwendung: Informationen werden erfasst und im weiteren Verlauf bearbeitet.

Eine Web-App wird interessant, wenn genau solche Abläufe einen wesentlichen Teil deines Vorhabens ausmachen.

Einzelne Funktionen entscheiden noch nicht über das gesamte Projekt

Ein Formular, ein Login oder eine Buchungsfunktion sagt für sich genommen wenig über den Umfang aus. Entscheidend ist, was dahinter passieren muss.

Ein Kontaktformular kann eine Nachricht an dein Unternehmen schicken. Soll dieselbe Anfrage anschließend einem Kunden zugeordnet, von mehreren Mitarbeitern bearbeitet und nach bestimmten Regeln freigegeben werden, entsteht ein deutlich umfangreicherer Ablauf.

Auch bestehende Systeme können solche Aufgaben übernehmen. Auf der von mir entwickelten Karrierewebsite für hybrid-experts werden Bewerbungsdaten aus einem Formular direkt an Personio übergeben. Die Website ist damit an einen bestehenden Bewerbungsprozess angeschlossen.

Wenn du bereits eine geeignete Software nutzt, lohnt sich deshalb ein Blick auf deren Möglichkeiten. Vielleicht reicht eine Verbindung zu deiner Website. Eine eigene Anwendung braucht einen konkreten Grund, etwa einen Ablauf, den deine vorhandenen Systeme nicht ausreichend unterstützen.

Schau dir an, wo heute manuelle Arbeit entsteht

Bevor du Funktionen sammelst, beschreibe einen tatsächlichen Vorgang in deinem Unternehmen. Zum Beispiel vom Eingang einer Kundenanfrage bis zur abgeschlossenen Bearbeitung.

• Wo geht die Anfrage ein?
• Wer übernimmt sie und welche Informationen braucht diese Person?
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Welche Angaben werden in andere Systeme übertragen?
• Welche Rückfragen entstehen regelmäßig?
• Wie erfährt der Kunde, dass seine Anfrage erledigt ist?

So wird sichtbar, was die neue Lösung leisten muss. Werden Anfragen bereits zuverlässig bearbeitet und fehlt hauptsächlich ein verständlicher Auftritt, kannst du den Umfang auf die Website konzentrieren.

Werden dagegen Angaben aus E-Mails in Tabellen kopiert, Dokumente in mehreren Ordnern gesucht und Statusinformationen ständig telefonisch abgefragt, gibt es Ansatzpunkte für eine Anwendung. Du kannst dann prüfen, welche dieser Aufgaben sich gemeinsam abbilden lassen.

Dabei hilft eine grobe Rechnung. Wie oft kommt der Vorgang vor? Wie lange dauert die Bearbeitung? Welcher Teil davon könnte durch die Software entfallen? Diese Angaben geben dir eine Grundlage, um den Aufwand für die Entwicklung einzuschätzen.

Der laufende Aufwand gehört zur Entscheidung

Eine Website braucht nach dem Start weiterhin Pflege. Inhalte ändern sich, Formulare müssen funktionieren und technische Komponenten müssen aktuell gehalten werden.

Bei einer Web-App kommt die Verantwortung für die darin bearbeiteten Vorgänge hinzu. Wenn dein Team täglich damit arbeitet, brauchst du einen geregelten Umgang mit Fehlern, Datensicherungen und Änderungen. Neue Funktionen können bestehende Abläufe beeinflussen. Deshalb muss vor einer Veröffentlichung geprüft werden, ob diese weiterhin funktionieren.

Auch die Zuständigkeiten sollten feststehen. Wer unterstützt Nutzer bei Problemen? Wer entscheidet über Änderungen? Wer kümmert sich um den technischen Betrieb?

Diese Aufgaben gehören schon in die Planung. Sie beeinflussen, welche Lösung du langfristig betreiben kannst und welches Budget du dafür einplanen solltest.

Lege den ersten Umfang anhand einer konkreten Aufgabe fest

Für eine Website könnte der erste Umfang aus Leistungsseiten, Referenzen, einem Kontaktformular und einer Möglichkeit zur Inhaltspflege bestehen. Damit lässt sich bereits prüfen, ob Besucher dein Angebot verstehen und passende Anfragen stellen.

Für eine Web-App könnte der erste Umfang ein vollständiger Vorgang sein: Ein Kunde stellt eine Anfrage, dein Team bearbeitet sie und der Kunde sieht das Ergebnis. Zusätzliche Auswertungen oder weitere Abläufe können folgen, sobald dieser Vorgang im Alltag funktioniert.

Website und Anwendung können auch zusammengehören. Der öffentliche Bereich erklärt dein Angebot, während angemeldete Kunden ihre Aufgaben im Kundenbereich erledigen. Wichtig ist dann, den Umfang beider Bereiche einzeln zu beschreiben. Sonst wird aus einem geplanten Internetauftritt schnell ein Softwareprojekt, dessen Aufwand erst während der Entwicklung sichtbar wird.

Wenn du dein Vorhaben mit mir besprechen möchtest, beschreibe kurz, was Besucher oder Mitarbeiter künftig erledigen sollen und wie das heute abläuft. Auf dieser Grundlage klären wir, welche Seiten, Funktionen und Verbindungen dein Unternehmen tatsächlich braucht.