Individuelle Software oder Standardlösung?

Du suchst eine Software für dein Unternehmen und findest mehrere Produkte, die auf den ersten Blick passen. Kundenverwaltung, Freigaben, Dokumente und Auswertungen stehen bei fast allen auf der Funktionsliste. Ob dein Team damit tatsächlich arbeiten kann, zeigt sich erst, wenn du einen eigenen Vorgang durchspielst.

Genau damit würde ich anfangen. Prüfe zuerst, wie weit eine vorhandene Lösung deine wichtigsten Abläufe abdeckt. Danach lässt sich einschätzen, welche Anpassungen gebraucht werden und ob eine eigene Anwendung den Aufwand rechtfertigt.

Was du von Standardsoftware erwarten kannst

Standardsoftware wird für Aufgaben entwickelt, die in mehreren Unternehmen ähnlich vorkommen. Dazu gehören beispielsweise die Verwaltung von Kontakten, Terminbuchungen oder die Bearbeitung von Supportanfragen.

Du erhältst einen vorgegebenen Funktionsumfang, den du je nach Produkt konfigurieren kannst. Häufig lassen sich Felder ergänzen, Rollen einrichten und Abläufe anpassen. Wie weit diese Möglichkeiten reichen, musst du am konkreten Produkt prüfen.

Damit kann die Einführung schneller gehen, weil ein großer Teil der Funktionen bereits vorhanden ist. Trotzdem braucht dein Unternehmen Zeit für die Einrichtung, die Übernahme vorhandener Daten und die Schulung der Mitarbeiter.

Eine lange Funktionsliste sagt wenig darüber aus, wie viel Arbeit nach der Einführung übrig bleibt. Wenn dein Team Daten weiterhin in Tabellen kopieren muss, fehlt möglicherweise eine Verbindung. Vielleicht bildet die Software aber auch einen benötigten Schritt überhaupt nicht ab.

Teste einen vollständigen Vorgang

Eine Produktdemo zeigt meist einen vorbereiteten Ablauf. Für deine Entscheidung brauchst du einen Test mit Aufgaben aus deinem Unternehmen.

Nehmen wir einen Betrieb, der Kundenanfragen bearbeitet. Eine Anfrage geht ein, ein Mitarbeiter prüft die Angaben und erstellt ein Angebot. Nach der Zusage werden Unterlagen angefordert. Anschließend übernimmt ein anderes Team die Umsetzung.

Für einen brauchbaren Test gehst du diesen Ablauf vollständig durch:

1. Anfrage erfassen: Lassen sich alle benötigten Angaben speichern und dem richtigen Kunden zuordnen?
2. Bearbeitung übergeben: Erkennt das nächste Team, was bereits erledigt wurde und welche Informationen fehlen?
3. Unterlagen ergänzen: Können Dokumente dem Vorgang zugeordnet werden, mit passenden Zugriffsrechten?
4. Status ändern: Ist klar, wer den Vorgang weiterbearbeitet und was als Nächstes passiert?
5. Ergebnis prüfen: Lassen sich die benötigten Informationen wiederfinden und auswerten?

Teste auch eine typische Ausnahme. Der Kunde reicht falsche Unterlagen ein, eine Freigabe wird abgelehnt oder der zuständige Mitarbeiter ist nicht verfügbar. Dann siehst du, ob die Software im tatsächlichen Arbeitsalltag hilft.

Unterscheide Gewohnheiten von Anforderungen

Bei der Softwareauswahl lohnt sich ein genauer Blick auf bestehende Arbeitsweisen. Ein Ablauf kann über Jahre gewachsen sein, weil frühere Werkzeuge bestimmte Grenzen hatten.

Vielleicht führt dein Team eine zusätzliche Tabelle, weil das bisherige System keine gemeinsame Übersicht bietet. Wenn eine neue Software diese Übersicht bereits enthält, kann die Tabelle entfallen. Sie muss dann auch nicht als eigene Funktion nachgebaut werden.

Andere Anforderungen hängen unmittelbar mit deinem Geschäft zusammen. Unterschiedliche Kunden können vertraglich vereinbarte Freigabewege haben. Ein Auftrag darf möglicherweise erst weiterbearbeitet werden, wenn bestimmte Unterlagen vorliegen. Solche Regeln brauchen eine verlässliche Abbildung.

Für die Prüfung: Halte bei jeder Anforderung fest, wer sie benötigt, in welchem Vorgang sie gebraucht wird und was passiert, wenn sie fehlt.

Damit lassen sich Wünsche besser einordnen. Eine zusätzliche Ansicht und eine zwingende Freigaberegel haben unterschiedliche Auswirkungen auf den Betrieb.

Wo individuelle Entwicklung sinnvoll wird

Eine eigene Anwendung kommt infrage, wenn wichtige Abläufe mit vorhandenen Produkten nur unzureichend abgebildet werden können. Das kann beispielsweise ein Kundenportal mit besonderen Auftragsregeln oder eine interne Anwendung sein, die Daten aus mehreren Systemen zusammenführt.

Du kannst dann festlegen, welche Informationen Nutzer sehen, welche Schritte sie erledigen und welche Prüfungen im Hintergrund stattfinden. Auch die Bedienung lässt sich auf diese Aufgaben ausrichten.

Dafür müssen Anforderungen genauer beschrieben werden. Außerdem brauchst du einen Rahmen für Wartung, Betrieb und spätere Änderungen. Mit einer eigenen Anwendung übernimmt dein Unternehmen auch die Verantwortung für deren Weiterentwicklung. Wer diese Aufgaben umsetzt und wie sie bezahlt werden, sollte vor dem Start geklärt sein.

Individuelle Entwicklung ist deshalb besonders dann nachvollziehbar, wenn du konkret benennen kannst, welche Arbeit entfällt, welche Fehler vermieden werden oder welche Leistung dadurch überhaupt möglich wird.

Eine Ergänzung kann bereits ausreichen

Du kannst eine bestehende Software weiterverwenden und einen fehlenden Bereich ergänzen. Beispielsweise bleibt die Kundenverwaltung in deinem CRM, während ein eigenes Portal Kunden ihre Aufträge und Dokumente zugänglich macht.

Die Verbindung muss dann klar geregelt sein. Welches System verwaltet die Kundendaten? Wo wird ein Auftrag geändert? Welche Informationen werden übertragen und wie werden Fehler bei der Übertragung behandelt?

Für diese Variante prüfe ich zuerst, welche Schnittstellen die vorhandenen Systeme bieten. Die benötigten Daten müssen darüber verfügbar sein. Auch mögliche Einschränkungen und zusätzliche Gebühren gehören zur Planung.

Eine Ergänzung ist sinnvoll, wenn sie eine klar beschriebene Lücke schließt und sich zuverlässig mit den bestehenden Abläufen verbinden lässt.

Vergleiche den gesamten Aufwand

Für eine Kostenentscheidung reicht es nicht, die Lizenz einer Standardsoftware mit dem Entwicklungspreis einer eigenen Anwendung zu vergleichen. Betrachte beide über denselben Zeitraum und mit demselben benötigten Umfang.

Gerade die verbleibende Arbeit wird leicht übersehen. Wenn fünf Mitarbeiter täglich jeweils zehn Minuten Daten übertragen, sind das bei 20 Arbeitstagen rund 17 Stunden im Monat. Mit diesem Beispiel lässt sich der Aufwand beziffern. Ob eine Automatisierung ihn tatsächlich beseitigt, muss am konkreten Ablauf geprüft werden.

So bereitest du die Entscheidung vor

Beschreibe zunächst deine drei wichtigsten Vorgänge. Notiere die beteiligten Personen, benötigten Daten und verwendeten Systeme. Markiere anschließend die Stellen, an denen heute Rückfragen, Fehler oder doppelte Arbeit entstehen.

Damit kannst du eine Standardsoftware gezielt testen und Lücken festhalten. Für jede Lücke lässt sich dann prüfen, ob eine Konfiguration, eine Schnittstelle oder eine eigene Funktion gebraucht wird.

Wenn du Unterstützung bei dieser Prüfung brauchst, schick mir deine Abläufe und die Systeme, mit denen du bereits arbeitest. Wir klären, welche Anforderungen damit abgedeckt werden und welchen Umfang eine ergänzende oder eigene Anwendung haben müsste.